Afastamento para o Exterior

⚠ Atenção! Os procedimentos descritos nesta página se aplicam a afastamentos do país para participação em eventos e para visitas técnicas de curta duração (até 30 dias), que são disciplinados pelos Decretos Presidenciais nº 91.800 de 18/10/1985, nº 1.387 de 07/02/1995, bem como pelas Portarias MEC nº 204/2020 e UFES nº 90/2020.

⚠ Atenção! Para os servidores que estejam com registro de afastamento no Sistema de Gestão de Pessoas do Governo Federal (Sigepe), a exemplo de: férias, licenças, afastamento para mestrado e doutorado e afins, não há possibilidade de cadastro de viagem no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP).

Em resumo, quando o servidor solicita concessão de diárias internacionais pelo Centro, o afastamento será do tipo "ônus/UFES".

Nos demais casos, nos quais o servidor não solicita concessão de diárias internacionais pelo Centro, deverá abrir apenas 1 processo com todos os documentos necessários à publicação de portaria no DOU e à efetivação do cadastro no SCDP.

⚠ Atenção! O servidor que solicitar o afastamento para o exterior deverá informar previamente se pretende solicitar ou se já solicitou a concessão de diárias e/ou passagens por outro órgão que não seja este Centro, para que não haja conflito de informações e/ou duplicidade de registros no SCDP.

▶ Para Afastamentos ao Exterior, nos quais o servidor solicita concessão de diárias e/ou passagens pela Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG), deverá observar as regras descritas na página da PRPPG para Afastamento para Eventos Científicos e Outras Atividades Acadêmicas no Exterior.

Afastamentos para o Exterior do tipo ônus/UFES

⚫ Os Afastamentos para o Exterior que sejam do tipo "ônus/UFES" devem o trâmite abaixo:

▶ O processo, devidamente instruído, deve ser enviado primeiramente ao CCS para aprovação no Conselho Departamental. Após, se aprovado, será encaminhado à PRPPG para publicação de portaria no Diário Oficial da União (DOU).

⚠ Atenção! Deverão conter justificativa, a ser apreciada pelo Pró-Reitor/Diretor (Proponente) as solicitações que:

Por uma excepcionalidade, estiverem impossibilitadas de observar o cumprimento do prazo mínimo;
Se iniciem em sextas-feiras, e/ou que incluam sábados, domingos e feriados;

Não sendo apresentada a justificativa, o Proponente indeferirá a solicitação, conforme determina o Art. 21

A solicitação deverá ser encaminhada com antecedência mínima de 35 dias, instruída com os seguintes documentos:

(Ao autuar o processo selecionar: “Administração Geral > Pessoal > Outros Assuntos referentes a pessoal > Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço > No exterior”)

Pedido do interessado, direcionado à Chefia Imediata, constando período, local do afastamento e atividade a ser realizada;
Formulário de Solicitação de Afastamento, devidamente preenchido, com as informações para a elaboração da portaria de afastamento (observar item 3) da página da PRPPG)
Anexar ao processo, quando se tratar de Visita técnico-científica: Convite da Universidade, Laboratório, Museu ou instituição e Agenda da Visita a ser realizada, com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;
Anexar ao Processo, quando se tratar de Evento Científico: Folder do evento e Agenda ou Programação, com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;
Esclarecimento detalhado, do dirigente máximo da unidade, quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado;
Cópia da Ficha de Qualificação atualizada (portal do servidor);
Cópia do Relatório de Férias atualizado (portal do servidor);
Extrato de Ata de Reunião da Câmara Departamental

◼ Como o Afastamento é do tipo "ônus/UFES" (o servidor pede diárias pelo Centro), deverá anexar também:

Formulário de Concessão de Diárias e Passagens (assinado pela chefia);
Termo de Compromisso;
Termo de Renúncia de Diárias e/ou Passagens;
Autorização da chefia, concedida via Protocolo Ufes (Coordenador, Pró-Reitor, Vice-Diretor, Diretor, Chefes de Departamento);
Publicação no Diário Oficial da União - DOU (no caso de afastamento para o exterior);

Assim que todos os documentos estiverem anexados, o processo deverá ser enviado ao CCS, para apreciação do Diretor, que avaliará a solicitação de concessão, considerando os documentos anexados ao processo e a disponibilidade orçamentária.

Após relato por membro do conselho, se aprovado o afastamento, será anexada ao processo a Resolução do Conselho Departamental (Centro). (As aprovações “Ad Referendum” pela direção do Centro devem ser exceções e, caso ocorram, devidamente justificadas. Para os cargos técnico-administrativos, a autorização do afastamento é de competência da Chefia Imediata).

Em seguida, a Secretaria do Centro realiza o cadastro do afastamento no SCDP, de acordo com o que foi concedido pela Direção, e encaminha o processo à PRPPG para publicação da portaria de afastamento. e posterior envio à Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP) para registro no sistema de Recursos Humanos.

Ainda conforme Portaria nº 90, o servidor deve preencher adequadamente os formulários para evitar morosidade na busca pelas informações essenciais ao funcionamento do sistema, conforme abaixo:

Art. 17, §2º. O Formulário de Concessão de Diárias e Passagens deverá ser preenchido com todas as informações acerca do evento motivador do pedido, tais como: a perfeita descrição das viagens, incluindo dados relativos à justificativa dos deslocamentos, as datas, os locais e os horários, de início e término, dos compromissos assumidos, assim como o objetivo da viagem.

Afastamentos para o Exterior do tipo ônus Limitado/UFES, ônus/CAPES, ônus/FAPES, ônus/CNPq ou sem ônus

⚫ Os Afastamentos para o Exterior que sejam do tipo "ônus Limitado/UFES", "ônus/CAPES", "ônus/FAPES", "ônus/CNPq" ou “sem ônus" devem seguir o trâmite abaixo:

⚠ Atenção! Deverão conter justificativa, a ser apreciada pelo Pró-Reitor/Diretor (Proponente) as solicitações que:

• Por uma excepcionalidade, estiverem impossibilitadas de observar o cumprimento do prazo mínimo;
• Se iniciem em sextas-feiras, e/ou que incluam sábados, domingos e feriados;

Não sendo apresentada a justificativa, o Proponente indeferirá a solicitação, conforme determina o Art. 21

A solicitação deverá ser encaminhada com antecedência mínima de 35 dias, instruída com os seguintes documentos:

(Ao autuar o processo selecionar: “Administração Geral > Pessoal > Outros Assuntos referentes a pessoal > Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço > No exterior”)

Pedido do interessado, direcionado à Chefia Imediata, constando período, local do afastamento e atividade a ser realizada;
Formulário de Solicitação de Afastamento, devidamente preenchido, com as informações para a elaboração da portaria de afastamento (observar item 3 da página da PRPPG);
Anexar ao processo, quando se tratar de Visita técnico-científica: Convite da Universidade, Laboratório, Museu ou instituição e Agenda da Visita a ser realizada, com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;
Anexar ao Processo, quando se tratar de Evento Científico: Folder do evento e Agenda ou Programação, com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;
Esclarecimento detalhado, do dirigente máximo da unidade, quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado;
Cópia da Ficha de Qualificação atualizada (portal do servidor);
Cópia do Relatório de Férias atualizado (portal do servidor);
Extrato de Ata de Reunião da Câmara Departamental;

◼ Como o Afastamento não é do tipo "ônus/UFES" (pois o servidor não pede diárias pelo Centro), deverá anexar também:

Formulário de Concessão de Diárias e Passagens (assinado pela chefia);
Termo de Compromisso;
Termo de Renúncia de Diárias e/ou Passagens;
Aceite do Trabalho (quando for o caso);
Comprovante de inscrição em curso, congresso ou simpósio (quando for o caso);
Autorização da chefia, concedida via Protocolo Ufes (Coordenador, Pró-Reitor, Vice-Diretor, Diretor, Chefes de Departamento);

Após relato por membro do conselho, será anexada ao processo, se aprovado o afastamento, a Resolução do Conselho Departamental. (As aprovações “Ad Referendum” pela direção do Centro devem ser exceções e, caso ocorram, devidamente justificadas. Para técnicos-administrativos, a autorização do afastamento é de competência da Chefia Imediata).

Sendo aprovado pelo Conselho Departamental, a Secretaria do Centro encaminhará o processo à Diretoria de Pós-Graduação (DPG/PRPPG) para publicação da portaria de afastamento no DOU.

Após publicação da portaria, o processo será remetido à DGP para registro no sistema de Recursos Humanos. Decurso o prazo do afastamento, o processo será enviado ao Departamento de origem, que o encaminhará diretamente ao servidor solicitante para prestação de contas após viagem.

◼ Ainda conforme Portaria nº 90, o docente deve preencher adequadamente os formulários para evitar morosidade na busca pelas informações essenciais ao funcionamento do sistema, conforme abaixo:

Prestação de contas da viagem:

Após viagem do docente/servidor, no prazo máximo de 30 (trinta) dias de seu retorno é necessário prestar contas da viagem realizada, mesmo que sem a solicitação de diárias e passagens, sob pena de ficar impossibilitado de receber novas concessões até que a pendência seja regularizada junto ao SCDP.

Para isso, o docente/servidor deve anexar ao processo os seguintes documentos:

Relatório de Viagem Internacional (preenchido e assinado);
Bilhete(s) de passagem(ns) aérea(s) ou;
Declaração da empresa de transporte (quando for o caso) ou;
Recibo de check-in emitido digitalmente pela companhia aérea ou declaração fornecida pela mesma (quando for o caso);
Certificado ou Declaração de participação.

Por se tratar de afastamento internacional, o Relatório de Viagem deverá ser aprovado em reunião da Câmara Departamental. Após, deverá ser anexado o Extrato de Ata ao processo e enviado à Diretoria de Pós-Graduação da PRPPG para registro do relatório.

Em seguida, o processo retorna à Secretaria do Centro para baixa no SCDP e posterior arquivamento.

Informações Importantes:

A(s) diária(s) poderá(ão) ser paga(s) em um prazo de 1 (um) a 5 (cinco) dias anteriores à data da viagem. Em casos excepcionais, será paga retroativamente.

Não serão realizadas alterações de voos, datas e horários sem a prévia autorização da autoridade máxima da unidade. O docente/servidor solicitante poderá alterar, às suas custas, percurso, data ou horário dos bilhetes nacionais anteriormente emitidos, desde que cumpra o objetivo de sua viagem e que não haja comprometimento do desempenho de suas atribuições no órgão de exercício.

O ônus das viagens realizadas fora do prazo autorizado ou canceladas pelo proposto, sem prévia justificativa e autorização, terão os seus prejuízos arcados pelo proposto.

No caso do docente/servidor solicitante não comparecer ao embarque no horário estabelecido ficará sob sua responsabilidade todas as despesas relacionadas a eventuais alterações.

De acordo com a Decreto nº 91.800/1985 as viagens ao exterior são de 3 tipos:

I - com ônus, quando implicarem direito a passagens e diárias, assegurados ao servidor o vencimento ou salário e demais vantagens de cargo, função ou emprego;
Il - com ônus limitado, quando implicarem direito apenas ao vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego;
III - sem ônus, quando implicarem perda total do vencimento ou salário e demais vantagens do cargo, função ou emprego, e não acarretarem qualquer despesa para a Administração.

Anexo(s):