⚫ Os Afastamentos para o Exterior que sejam do tipo "ônus Limitado/UFES", "ônus/CAPES", "ônus/FAPES", "ônus/CNPq" ou “sem ônus" devem seguir o trâmite abaixo:
▶ O processo, devidamente instruído, deve ser enviado primeiramente ao CCS para aprovação no Conselho Departamental. Após, se aprovado, será encaminhado à PRPPG para publicação de portaria no Diário Oficial da União (DOU).
⚠ Atenção! Deverão conter justificativa, a ser apreciada pelo Pró-Reitor/Diretor (Proponente) as solicitações que:
- • Por uma excepcionalidade, estiverem impossibilitadas de observar o cumprimento do prazo mínimo;
- • Se iniciem em sextas-feiras, e/ou que incluam sábados, domingos e feriados;
Não sendo apresentada a justificativa, o Proponente indeferirá a solicitação, conforme determina o Art. 21
A solicitação deverá ser encaminhada com antecedência mínima de 35 dias, instruída com os seguintes documentos:
(Ao autuar o processo selecionar: “Administração Geral > Pessoal > Outros Assuntos referentes a pessoal > Missões Fora da Sede. Viagens a Serviço > No exterior”)
- Pedido do interessado, direcionado à Chefia Imediata, constando período, local do afastamento e atividade a ser realizada;
- Formulário de Solicitação de Afastamento, devidamente preenchido, com as informações para a elaboração da portaria de afastamento (observar item 3 da página da PRPPG);
- Anexar ao processo, quando se tratar de Visita técnico-científica: Convite da Universidade, Laboratório, Museu ou instituição e Agenda da Visita a ser realizada, com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;
- Anexar ao Processo, quando se tratar de Evento Científico: Folder do evento e Agenda ou Programação, com a especificação das atividades previstas, que deverão ser compatíveis com a justificativa apresentada para o pedido de afastamento do país;
- Esclarecimento detalhado, do dirigente máximo da unidade, quando o afastamento do servidor estiver previsto para se iniciar na sexta-feira, ou o evento incluir dias de sábado, domingo e feriado;
- Cópia da Ficha de Qualificação atualizada (portal do servidor);
- Cópia do Relatório de Férias atualizado (portal do servidor);
- Extrato de Ata de Reunião da Câmara Departamental;
◼ Como o Afastamento não é do tipo "ônus/UFES" (pois o servidor não pede diárias pelo Centro), deverá anexar também:
- Formulário de Concessão de Diárias e Passagens (assinado pela chefia);
- Termo de Compromisso;
- Termo de Renúncia de Diárias e/ou Passagens;
- Aceite do Trabalho (quando for o caso);
- Comprovante de inscrição em curso, congresso ou simpósio (quando for o caso);
- Autorização da chefia, concedida via Protocolo Ufes (Coordenador, Pró-Reitor, Vice-Diretor, Diretor, Chefes de Departamento);
Após relato por membro do conselho, será anexada ao processo, se aprovado o afastamento, a Resolução do Conselho Departamental. (As aprovações “Ad Referendum” pela direção do Centro devem ser exceções e, caso ocorram, devidamente justificadas. Para técnicos-administrativos, a autorização do afastamento é de competência da Chefia Imediata).
Sendo aprovado pelo Conselho Departamental, a Secretaria do Centro encaminhará o processo à Diretoria de Pós-Graduação (DPG/PRPPG) para publicação da portaria de afastamento no DOU.
Após publicação da portaria, o processo será remetido à DGP para registro no sistema de Recursos Humanos. Decurso o prazo do afastamento, o processo será enviado ao Departamento de origem, que o encaminhará diretamente ao servidor solicitante para prestação de contas após viagem.
◼ Ainda conforme Portaria nº 90, o docente deve preencher adequadamente os formulários para evitar morosidade na busca pelas informações essenciais ao funcionamento do sistema, conforme abaixo:
Art. 17, §2º. O Formulário de Concessão de Diárias e Passagens deverá ser preenchido com todas as informações acerca do evento motivador do pedido, tais como: a perfeita descrição das viagens, incluindo dados relativos à justificativa dos deslocamentos, as datas, os locais e os horários, de início e término, dos compromissos assumidos, assim como o objetivo da viagem.